Subsidiereglement

UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN DE GEMEENTE WACHTEBEKE

Openbare zitting van 29 april 2015

Subsidiereglement "Wijk aan Zet"

Artikel 1: Doel

Binnen de perken van de kredieten daartoe voorzien binnen het budget van de gemeente Wachtebeke en overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en de voorwaarden en modaliteiten zoals hierna bepaald, wil het gemeentebestuur Wachtebeke het zelfinitiatief en medebeheer van bewonersgroepen via de subsidie ‘Wijk aan Zet’ financieel ondersteunen.

Met deze subsidie kunnen bewonersgroepen acties opzetten met als specifiek doel de leefbaarheid, het samenleven, de participatie en betrokkenheid in de wijk te verbeteren.

De grote mate van zelfinitiatief en medebeheer staat centraal in het kader van dit reglement.

Artikel 2: Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

Aanvrager:

een bewonersgroep, nl. een vereniging van bewoners. Dit kan gaan over een feitelijke vereniging of een vereniging met rechtspersoonlijkheid en al of niet structureel erkend door de gemeente Wachtebeke in het kader van een ander gemeentelijk reglement.

Actie:

de wijkgerichte activiteit waarvoor de aanvrager een subsidie aanvraagt binnen dit reglement. Een actie kan gericht zijn op de hele wijk, op één of meerdere buurten of op één of meerdere straten van de wijk.

Looptijd:

in de acties wordt er onderscheid gemaakt tussen éénmalige en structurele activiteiten.

Activiteiten die uitsluitend op ontmoeten gericht zijn (bv. straatfeest, receptie, optochten, dagactiviteiten,…) kunnen maximaal voor 1 jaar worden goedgekeurd. Jaarlijks terugkerende initiatieven kunnen jaarlijks worden betoelaagd op voorwaarde dat telkens tijdig een nieuwe aanvraag wordt ingediend.

Structurele activiteiten kunnen voor maximaal drie jaar worden goedgekeurd. Deze structurele acties hebben een wijkbreed effect en motiveren expliciet hun bijdrage aan de doelstellingen van ‘Wijk aan Zet’ (Artikel 1). Het betreft activiteiten zoals wijkkranten, blogs, structurele wijkwerkingen,… De jury oordeelt of een actie al dan niet in aanmerking komt voor maximaal driejaarlijkse ondersteuning.

Oproep:

Elke campagne met uiterlijke indiendatum waartegen aanvragen kunnen worden ingediend voor uitvoering binnen een vastgestelde periode.

Rekeninghouder: 

De rekeninghouder beheert de rekening waarop de subsidie ‘Wijk aan Zet’ van de gemeente Wachtebeke wordt gestort.

Wijk: 

Een territoriale indeling zoals bepaald bij het gemeenteraadsbesluit van 29 april 2015 en gehanteerd door de gemeentediensten van Wachtebeke. In totaal is de gemeente in 5 wijken gedeeld. De lijst van de 5 wijken en hun straten is raadpleegbaar op de website www.wachtebeke.be

Subsidie ‘Wijk aan Zet’:
Het bedrag dat de gemeente Wachtebeke voor een specifieke aanvraag goedkeurt.

Wonen:

Gedomicilieerd zijn in een van de 5 wijken van Wachtebeke, sterk betrokken zijn op het gemeenschapsleven in de wijk én er wonen.

In dit reglement hebben deze termen de eronder vermelde betekenis.

Artikel 3: Doelgroep en toepassingsgebied

§1. Voor de subsidie ‘Wijk aan Zet’ komen alle inwoners van Wachtebeke in aanmerking, hetgeen inhoudt dat de aanvrager gedomicilieerd is in Wachtebeke. 

§2.  Enkel activiteiten die plaatsvinden op Wachtebeeks grondgebied kunnen gesubsidieerd worden.

§3.  Enkel niet-commerciële, onbaatzuchtige activiteiten van algemeen belang komen in aanmerking voor subsidiëring. 

§4.  Volgende activiteiten worden uitgesloten van subsidiëring:

a. privé-activiteiten: activiteiten die zich in de persoonlijke levenssfeer van iemand afspelen of die geen openbaar karakter hebben

b.  activiteiten met een uitgesproken religieus, filosofisch of partijpolitiek karakter

c.  commerciële activiteiten, inclusief de evenementen en/of activiteiten ter ondersteuning van de commerciële activiteiten. Met commercieel wordt bedoeld: gericht op persoonlijk winstbejag.

d.  activiteiten die kunnen beschouwd worden als reguliere taken van de aanvrager.

Artikel 4: Voorwaarden

§1.  Aard van de actie

a. De actie heeft als specifiek doel de leefbaarheid, het samenleven, de participatie en betrokkenheid in de wijk te verbeteren. De acties kunnen zowel een eenmalige als een structurele activiteit betreffen. De grote mate van zelfinitiatief (zelf- of medebeheer) staat centraal.

b. De actie moeten uitgaan van bewoners uit de wijk (cfr. artikel 2).

§2. Onontvankelijkheid

Een aanvraag kan onontvankelijk verklaard worden op basis van:

a. laattijdige indiening (schriftelijke indiening na de uiterlijke indieningdatum, zie art. 6§1)

b. onvolledigheid van de aanvraag

c. geen overeenstemming met art. 4§1 van huidig reglement

d. activiteiten die kunnen beschouwd worden als reguliere taken van de aanvrager

e. niet tijdig indienen van financieel verslag van vorige acties.

§ 3. Financiële voorwaarden en uitsluitingsgronden

a. Enkel aanvragen met uitgaven die door de aanvrager zelf worden gedaan, zijn ontvankelijk.

Het doorgeven van de subsidie ‘Wijk aan Zet’ aan een andere vereniging of groep is verboden.

b. Kosten die aanvaard worden:

1) alle kosten die rechtstreeks betrekking hebben op de actie en aantoonbaar nodig zijn voor een geslaagde uitvoering ervan

2) aankopen van roerende goederen nodig voor de actie mits het toewijzen van een bestemming in functie van de wijk na de actie

3) een beperkte tussenkomst in drank tenzij uitdrukkelijk anders gemotiveerd.

c. Kosten die niet worden aanvaard:

1) personeelskosten en persoonlijke vergoedingen aan leden van de bewonersgroep

2) kosten voor eenvoudige diensten uitgevoerd door commerciële organisaties die de bewonersgroep redelijkerwijze op vrijwillige basis zelf kan doen of kan laten doen door andere vrijwilligers (niet-commercieel), bv. het bedelen van strooiblaadjes in de eigen omgeving, het klaarmaken van hapjes voor een receptie

3) aankopen van onroerende goederen

4) kosten die geen expliciete meerwaarde hebben om de doelstellingen van het reglement te realiseren

5) kosten voor voedingswaren (vlees barbecue, hapjes receptie,…) tenzij uitdrukkelijk anders gemotiveerd (aankoop ingrediënten kookactiviteit,…)

d. Het aangevraagde bedrag mag niet hoger zijn dan de geraamde kosten.

De eventuele toegangsprijs die aan genodigden en deelnemers aan een actie wordt gevraagd moet billijk en in verhouding zijn met de actie en de goedgekeurde subsidie ‘Wijk aan Zet’. Inkomsten moeten zichtbaar gemaakt zijn in aanvraagformulier en financieel verslag.

Artikel 5: Verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid

De aanvrager moet een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid hebben of afsluiten om zich te verzekeren tegen eventuele schade die hij tijdens de uitvoering van zijn actie aan derden berokkent. Aanvragers die nog een verzekering moeten afsluiten, worden aangemoedigd na te gaan of ze gebruik kunnen maken van de provinciale collectieve verzekering vrijwilligerswerk die gratis is en zowel burgerrechtelijke aansprakelijkheid als lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand dekt.

Zij kunnen deze verzekering aanvragen via de Dienst Culturele Zaken, GC Cultuurhuis Safarken, Dr. J. Persynplein 6, tel. 09 337 77 35, inge.francois@wachtebeke.be. 

Artikel 6: Bedrag subsidie ‘Wijk aan Zet’

§1. De subsidie ‘Wijk aan Zet’ kan maximaal € 2.500,00 per wijk per jaar bedragen. 

§2. De subsidie ‘Wijk aan Zet’ mag worden gecumuleerd met andere subsidies, tenzij de andere subsidie(s) cofinanciering uitsluiten of tenzij het om dubbelfinanciering gaat. 

§3. De toegekende subsidie ‘Wijk aan zet’ kan niet hoger zijn dan het bedrag dat de aanvrager aanvraagt. Het aangevraagde bedrag kan niet hoger zijn dan de geraamde kosten. 

Artikel 7: Procedure

§1. Aanvraag 
a. De gemeente Wachtebeke organiseert éénmaal per jaar een oproep voor de subsidie ‘Wijk aan Zet’: begin september voorafgaand aan het betrokken kalenderjaar. De aanvragen dienen bij het gemeentebestuur te worden binnengebracht vóór 30 september voorafgaand aan het betrokken kalenderjaar.
b. Eénzelfde aanvrager kan maximum één aanvraag indienen én per actie kan maximum één aanvraag ingediend worden.
c. Het aanvraagformulier is te verkrijgen bij de Dienst Culturele Zaken.

Voor alle informatie over de aanvragen kan men terecht bij de gemeente Wachtebeke, Dienst Culturele Zaken:

d. Het aanvraagformulier omvat o.a. volgende informatie:

  • naam van de actie en omschrijving (wat, waar, wanneer, waarom, voor wie, door wie)
  • identificatie van de bewonersgroep:
    (voorlopige) naam van de bewonersgroep (soms nodig in aanvragen voor het ontlenen van materiaal, het huren van lokalen e.d.)
    verantwoordelijke van de aanvraag: naam, adres, geboortedatum, handtekening, contactgegevens
    identificatie van andere betrokken bewoners bij de actie
  • een lijst met minstens zes handtekeningen van andere bewoners dan de verantwoordelijke van de aanvraag en met vermelding van hun naam, adres en geboortedatum als blijk van hun engagement en interesse voor de actie. De ondertekenaars mogen niet op hetzelfde adres wonen
  • rekeningnummer en bank waar subsidie gestort kan worden, gegevens van de rekeninghouder
  • motivering meerwaarde voor de wijk
  • timing en fasering
  • een realistische en concrete begroting (de Dienst Culturele Zaken voorziet een standaardtabel)
  • de eventuele toegangsprijzen, de prijzen van consumpties, maaltijden, enz…
  • vermelding van eventuele andere subsidies
  • vermelding van eventuele andere samenwerkingspartners (andere aanvragers, handelaars, bedrijven, organisaties, andere gemeentediensten, andere overheden)
  • voorziene inspanningen om de actie bekend te maken voor de doelgroep = bewoners omliggende straten, buurt of wijk.

e. De aanvragen worden ten laatste op de uiterlijke indiendatum en voorzien van de nodige handtekeningen en volledig ingevuld, ingediend bij de gemeente Wachtebeke, t.a.v. de Dienst Culturele Zaken, Dorp 61, 9185      Wachtebeke.

f. De aanvragen worden afgetoetst bij de betrokken dienst vóór de wijkjury’s samenkomen. De adviezen worden meegenomen naar de wijkjury’s.

§2. Beoordeling

  • Na de oproep en aftoetsing bij de betrokken dienst komen de wijkjury’s van de wijken waarvoor aanvragen zijn ingediend samen. De Dienst Culturele Zaken neemt het initiatief om de wijkjury’s samen te roepen.
  • De wijkjury’s worden samengesteld uit drie tot max. 5 bewoners uit de wijk, uit één of twee vertegenwoordigers van lokale verenigingen uit de wijk en uit twee ambtenaren van de gemeente Wachtebeke die affiniteiten hebben met de wijk. De wijkjury’s geven advies aan het College van Burgemeester en Schepenen betreffende de ingediende voorstellen.
  • De bewoners en de verenigingen worden via open oproepen over de 5 wijken geworven. Na de oproep volgt een loting voor beide groepen die per wijk en per groep de volgorde van de kandidaten bepaalt. De eerste drie gelote bewoners worden jurylid, de eerstvolgende in rij is eerste reserve, de tweede volgende in rij tweede reserve enz. Zo ook worden de eerste twee gelote verenigingen jurylid, de eerstvolgende in rij eerste reserve, de tweede volgende in rij tweede reserve, enz.
  • De ambtenaren worden door de Dienst Culturele Zaken geselecteerd.
  • De Dienst Culurele Zaken draagt de wijkjury’s ter goedkeuring voor aan het College van Burgemeester en Schepenen.
  • Na goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen blijven de wijkjury’s voor minstens één kalenderjaar aangesteld en ten laatste tot wanneer de Dienst Culturele Zaken een nieuwe oproep en loting voor de samenstelling van de wijkjury’s organiseert en het College van Burgemeester en Schepenen de nieuwe wijkjury’s goedkeurt.
  • Een jurylid mag ook betrokken zijn bij een aanvraag die ingediend is in de wijk waarvoor hij jurylid is. Hij moet de Dienst Culturele Zaken daar echter vóór de jurering van op de hoogte brengen en er expliciet in toestemmen dat hij zich bij de beoordeling van deze aanvraag verwijdert uit het lokaal en zich voor de andere aanvragen binnen de wijk zo objectief mogelijk zal opstellen. Stemt hij daarin niet toe, dan wordt hij voor de volledige jurering vervangen.
  • De juryleden ontvangen vóór samenkomst een kopie van de ingediende acties in hun wijk. Zij kunnen aan de medewerkers van de Dienst Culturele Zaken om bijkomende informatie vragen over de acties. De juryleden nemen, met betrekking tot de aanvraag, zelf geen rechtstreeks contact op met de aanvrager.
  • Aan het begin van elke jurering duiden de juryleden één van de leden als voorzitter aan. Het staat de juryleden vrij te beslissen hoe zij de voorzitter aanduiden en of eenzelfde jurylid al dan niet meer dan eens voorzitter mag zijn.
  • De jury beoordeelt de aanvragen op basis van de voorwaarden en uitsluitingsgronden zoals geformuleerd in dit reglement.
  • De jury brengt per aanvraag zijn gemotiveerd advies uit bij meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter bepalend.
  • Elk advies moet ofwel ‘gunstig’ ofwel ‘ongunstig’ zijn.
  • Elk advies geeft ook aan of een aanvraag al dan niet in aanmerking komt voor een erkenning van meer dan één en maximaal drie jaar.
  • Aan ‘gunstige’ adviezen kunnen in de motivatie voorwaarden gekoppeld worden. Een wijkjury kan adviseren een lagere subsidie ‘Wijk aan Zet’ toe te kennen dan aangevraagd en motiveren waarom en hoe men de actie met minder geld haalbaar acht. Ook kan een wijkjury tips meegeven voor de uitvoering van de actie.
  • De Dienst Culturele Zaken bundelt alle adviezen van alle wijkjury’s en voegt daar eventueel bijkomende adviezen aan toe.

§3. Beslissing

Het College van Burgemeester en Schepenen neemt na kennisneming van de gebundelde adviezen van de wijkjury’s en de Dienst Culturele Zaken, een beslissing omtrent de al dan niet toekenning van de subsidie ‘Wijk aan Zet’. Deze beslissing wordt ten laatste 75 dagen na de uiterlijke indiendatum genomen. De resultaten worden zo snel mogelijk en ten laatste binnen de 90 dagen na de beslissing aan elke aanvrager schriftelijk meegedeeld. 

§4. Uitbetaling

a. Na de goedkeuring van de subsidie ‘Wijk aan Zet’ door het College van Burgemeester en Schepenen ontvangt de aanvrager de toegewezen subsidie ‘Wijk aan Zet’ op de door hem opgegeven post- of bankrekening in de loop van het eerste kwartaal van het betrokken kalenderjaar.

b. De aanvrager verbindt er zich toe de gemeente Wachtebeke onverwijld schriftelijk op de hoogte te brengen van iedere wijziging van diens rekeningnummer.

Artikel 8: Controle

§1. Er wordt een formulier ter beschikking gesteld voor de opmaak van een financieel verslag.

Binnen de maand na het einde van de actie moet de aanvrager het volledig ingevulde verslag aan de gemeente Wachtebeke, Dienst Culturele Zaken, bezorgen, samen met alle onkostenbewijzen die als bewijs gelden voor de effectief gemaakte kosten.

Het financieel verslag moet een overzicht van alle gemaakte uitgaven en inkomsten omvatten die specifiek voor de uitvoering van de gesubsidieerde actie werden gemaakt.

Voor zover de aanvrager een rechtspersoon is en de subsidie enerzijds jaarlijks terugkomt en anderzijds meer dan € 1.250,00 bedraagt dient de aanvrager haar balans en rekeningen alsook haar verslag inzake beheer en financiële toestand aan de gemeente Wachtebeke te bezorgen en dit op het moment van de aanvraag alsook ieder jaar zolang de subsidie loopt. Indien het slechts om een éénmalige subsidie gaat (dus niet over meerdere jaren) wordt de aanvrager die een rechtspersoon is en een subsidie van meer dan € 1.250,00 aanvraagt, uitdrukkelijk vrijgesteld van de verplichting deze stukken te bezorgen.

§2. De gemeente Wachtebeke behoudt het recht de echtheid van de gegevens van het aanvraagdossier na te gaan en hierover inlichtingen te winnen, met alle middelen die hij nuttig acht.

De gemeente Wachtebeke behoudt zich in het kader van dit reglement het recht de aanwending van de subsidie ‘Wijk aan Zet’ en de voortgang en uitvoering van de actie ter plaatse te controleren.

Artikel 9: Sancties

§1. De gemeente Wachtebeke kan de subsidie ‘Wijk aan Zet’ geheel of gedeeltelijk terugvorderen:

a. als de uitgaven lager zijn dan de toegekende subsidie ‘Wijk aan Zet’

b. als uitgaven niet verantwoord worden

c. als de uitgaven niet conform het goedgekeurde juryverslag zijn

d. bij niet of onvolledige uitvoering van de actie

e. als de subsidie ‘Wijk aan Zet’ niet gebruikt wordt voor het doel waarvoor ze werk uitbetaald

f.  als de controle verhinderd wordt door de aanvrager.

§2. In geval van verzet tegen de uitoefening van de controle, fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan de gemeente Wachtebeke beslissen om de toekenning van de subsidie ‘Wijk aan Zet’ te schorsen en in de toekomst geen subsidie meer toe te staan aan de aanvrager.

§3. Per oproep mogen eenmalige acties en acties gespreid over verschillende specifieke momenten, pas ná de beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen uitgevoerd worden. Acties met een uitsluitend doorlopend karakter, mogen al in uitvoering zijn. In dit geval, kan de aangevraagde subsidie enkel worden gebruikt voor de dekking van kosten gemaakt ná de beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen (maximum 75 dagen na de uiterlijke indieningdatum).

§4. De goedgekeurde acties moeten uiterlijk binnen 1 jaar uitgevoerd zijn, nl. het kalenderjaar volgend op de aanvraag.

§5.  In geval acties niet tijdig uitgevoerd zijn, kan de gemeente Wachtebeke de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen.

Artikel 10: Verplichte bepalingen

§1. De aanvrager verbindt er zich toe:

a. geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke  overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden

b. toegankelijk te zijn voor iedereen

c. elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen

d. de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven

e. indien men beroep doet op derden onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement/de overeenkomst.

Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de gemeente Wachtebeke - rekening houdend met alle elementen - maatregelen nemen. 

§2. Op elke publicatie, alle promotiemateriaal, uitnodigingen moet het promotionele logo van de gemeente Wachtebeke: ‘Wijk aan Zet’ en de vermelding ‘met financiële steun van de gemeente Wachtebeke’ aangebracht worden.

De Dienst Culturele Zaken wordt vóór de actie start, zo snel mogelijk op de hoogte gebracht en krijgen een schriftelijke uitnodiging van alle publieksgerichte momenten/acties. 

§3. Door de inzending van het aanvraagdossier aanvaardt de aanvrager uitdrukkelijk de bepalingen en voorwaarden van dit reglement na te leven.

Artikel 11: Inwerkingtreding

Huidig reglement treedt in werking op 4 mei 2015.

Gezien voor éénsluidend uittreksel,

Wachtebeke 30 april 2015

de gemeentesecretaris, de voorzitter,

D. TACK   E. HEIRWEGH